Gemini
Läuft Gemini über das Google-Workspace-Konto deiner Firma, darfst du damit arbeiten: Vertrag da, kein Training. Free, AI Plus, Pro und Ultra sind Privatkonten — auch wenn die Firma die Rechnung zahlt.
Darfst du es benutzen?
- Darf rein Das Firmenkonto vom Arbeitgeber — Gemini als fester Bestandteil von Google Workspace
Für Google Workspace gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und Google sagt für diesen Weg zu: keine menschliche Durchsicht der Inhalte, kein Training der Modelle ohne Erlaubnis eures Hauses, keine Verwendung für andere Kunden. Das gilt, soweit euer Konto die Gemini-Funktionen enthält — in den meisten Workspace-Ausgaben ist das so. Was dein Arbeitgeber freigegeben hat, darf hinein.
- Bleibt draußen Persönliches Konto (Free, AI Plus, Pro, Ultra) mit eingeschalteter Gemini-Aktivität
Ist die Aktivität eingeschaltet, verwendet Google die Chats zur Verbesserung seiner Dienste, ausdrücklich auch zum Training, und ein Teil davon geht an geschulte menschliche Prüfer. Google warnt selbst davor, hier Vertrauliches einzugeben. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist für persönliche Konten nicht vorgesehen.
- Erst unkenntlich machen Persönliches Konto mit abgeschalteter Gemini-Aktivität
Der Schalter hilft — neue Chats gehen dann nicht ins Training —, ersetzt aber keinen Vertrag, und Google speichert sie trotzdem bis zu 72 Stunden und kann sie aus Sicherheitsgründen ansehen. Du musst hier also selbst abwägen. Die Frage dafür: Könnte ein Fremder aus dem Text erkennen, um welche Firma, welchen Kunden oder welche Person es geht? Ja, dann nimm es vorher heraus. Das ist mehr, als Namen und Nummern zu schwärzen — auch der Auftrag, den man an der Summe erkennt, zeigt auf jemanden.
- Bleibt draußen Firmenkonto, dessen Ausgabe die Gemini-Funktionen nicht enthält
Sieht aus wie eine Firmenversion, ist aber keine: Googles Schutzzusagen für Workspace gelten nach eigener Aussage nur bei einer qualifizierten Workspace-Ausgabe. Steht Gemini daneben statt darin, greifen die normalen Regeln für Gemini-Apps — dort sind menschliche Prüfung und Training möglich. Eine geschäftliche Adresse allein sagt nichts darüber, was bei euch eingerichtet ist.
- Ja
- Ja
- Mit einem persönlichen Konto kannst du nicht bestimmen, wo verarbeitet wird — eine europäische Datenregion gibt es für diese Konten nicht. Im Firmenkonto lässt sich ab Business Standard eine europäische Region für gespeicherte Daten einstellen; Business Starter hat sie nicht. Einzelne Gemini-Funktionen bleiben auch dann ausdrücklich außerhalb dieser Region, und nur in den höchsten Tarifen kann eure Verwaltung genau die abschalten — dann fallen sie weg. Hat euer Haus einen Workspace-Vertrag, ist der Verarbeitungsort trotzdem kein Hindernis: Dafür sind der Vertrag und die europäischen Standardvertragsklauseln da.
Was kann es?
- Ja Texte verstehen und schreiben
- Ja Dateien hochladen und auswerten
- Ja Fotos und Scans auslesen
- Ja Bilder erzeugen
- Ja Im Netz nachschlagen
- Ja Tiefenrecherche
- Ja Zahlen und Tabellen auswerten
- Ja Eigene Vorlagen speichern
- Ja Besprechungen mitschreiben
- Nein Auf dem eigenen Gerät diktieren
- Ja Auf eure eigenen Unterlagen zugreifen
- Ja Unterlagen gestalten
- Nein Programmcode schreiben und ändern
- Ja Abläufe verketten
- Nein Selbst Schritte ausführen
Wofür es taugt — und wofür nicht
Dafür taugt es
- Ein Angebot, ein Protokoll oder einen Vertragsentwurf hochladen und fragen, was sich gegenüber der letzten Fassung geändert hat
- Einen Text entwerfen, kürzen, sortieren oder freundlicher formulieren
- Eine Tabelle auswerten und in Google Sheets nachrechnen lassen, statt zu schätzen
- Aus Stichpunkten einen Foliensatz bauen
- Eine Frage recherchieren lassen, bis ein Bericht mit Quellen dasteht
- Eine wiederkehrende Anweisung als Gem hinterlegen und jede Woche wiederverwenden
- Im Firmenkonto: eine Besprechung in Google Meet mitschreiben und zusammenfassen lassen
- Im Firmenkonto: eure Ablage in Drive, euer Postfach und euren Kalender durchsuchen lassen, ohne drei Programme zu öffnen
Dafür nicht
- Mit einem persönlichen Konto (Free, AI Plus, Pro, Ultra): alles mit Kundennamen, Personaldaten, Preisen, Verträgen oder unveröffentlichten Zahlen — auch dann, wenn die Firma das Abo bezahlt
- Zahlen aus abfotografierten Belegen ungeprüft weiterverwenden
- Darauf zählen, dass ein Aufgabenpaket in Deutschland selbstständig abgearbeitet wird — die handelnden Funktionen gibt es hier nicht
- In einem bestehenden Softwareprojekt arbeiten
- Diktieren, ohne dass die Aufnahme den Rechner verlässt
- Eine fachliche Entscheidung ungeprüft übernehmen
- Vertrauliches im Firmenkonto, von dem dein Arbeitgeber nichts wissen soll
Welche Aufgabe löst es?
Gemini ist Googles Chatwerkzeug: ein Fenster, in das du schreibst, und eine Antwort, die zurückkommt. Es gibt eine kostenlose Version, drei Bezahlversionen für Privatpersonen — Plus, Pro und Ultra — und Gemini als Teil des Google-Workspace-Kontos, das Firmen bei Google haben. Alle vier sehen gleich aus. Wofür du sie benutzen darfst, unterscheidet sich erheblich; dazu gleich mehr.
Wo es seine Stärke hat. Bei Unterlagen, die du vor dir hast. Lade das Angebot hoch und frag, was sich gegenüber dem letzten geändert hat. Lade den Vertragsentwurf hoch und lass dir sagen, was gegenüber der letzten Fassung anders ist. Lade die Tabelle hoch und lass ein Diagramm daraus machen.
Arbeitet ihr mit Google — im Firmenkonto, oder auch mit einem der größeren Privattarife —, kommt der Teil dazu, den die anderen Chatwerkzeuge nicht können: Gemini sitzt in Google Sheets und rechnet dort wirklich. Es baut Formeln, legt Pivot-Tabellen an, sortiert und filtert — und weil das über Sheets-Formeln läuft, wird gerechnet und nicht geschätzt. Der Unterschied ist bei Zahlen der ganze Unterschied. Nachsehen musst du trotzdem: ob der Zellbereich stimmt, den es sich genommen hat, sieht niemand außer dir.
Der Hebel, der im Alltag am meisten bringt, ist auch hier der unscheinbarste: eine Anweisung einmal hinterlegen und jede Woche wiederverwenden. Bei Google heißt so etwas „Gem“. Du schreibst einmal auf, wie das Ergebnis aussehen soll — welcher Ton, welche Reihenfolge, welche Punkte immer dazugehören — und musst es danach nicht mehr erklären. Wenn du jeden Monat dieselbe Auswertung kommentierst oder jede Woche dieselbe Art Mail schreibst, ist das die Stelle, an der du wirklich Zeit sparst.
Und ein Punkt, den nur das Firmenkonto hat: In Google Meet kann Gemini mitschreiben. Es fasst zusammen, hält fest, was besprochen wurde, notiert die nächsten Schritte und legt das Ganze als Dokument ab. Das gibt es nicht in Free, nicht in Plus, nicht in Pro und nicht in Ultra — nur im Firmenkonto, nur mit passender Lizenz und nur, wenn eure Verwaltung es freigegeben hat. Eines gehört dazu, und das ist deins: Sag am Anfang der Besprechung, dass mitgeschrieben wird.
Wofür es nicht taugt. Drei Dinge, die oft erwartet werden:
Ein Beleg, den du abfotografiert hast, wird gelesen — aber Google sagt nirgends zu, dass Beträge und Nummern dabei richtig herauskommen. Für die Buchhaltung heißt das: Zeile für Zeile gegenlesen, sonst blamierst du dich an einer verdrehten Zahl.
Diktieren geht, aber die Aufnahme geht dabei an Google. Wenn du gehofft hast, dass Gesprochenes auf deinem Rechner bleibt: nicht hier.
Und das, wovon gerade alle reden — ein Werkzeug, das eine Aufgabe eigenständig abarbeitet, Mails sichtet, Antworten entwirft, Dinge erledigt: Das gibt es in Deutschland nicht. Googles handelnde Funktion war Anfang August 2026 in Deutschland nicht verfügbar, auch nicht im teuersten Tarif. Wenn dir jemand ein Video davon zeigt, ist es echt — es ist nur nicht hier.
Darfst du es benutzen?
Hier gilt bei Google dieselbe Regel wie überall, und sie ist wichtiger als alles andere auf dieser Seite:
Ein Abo wird nicht dadurch zur Unternehmensversion, dass die Firma es bezahlt. Google AI Plus, Pro und Ultra sind persönliche Abonnements. Sie geben dir mehr Umfang, mehr Speicher und schnellere Modelle. An der Datenschutzlage ändern sie nichts. Ein teureres Privatkonto bleibt ein Privatkonto.
Die geschäftliche Lage entsteht nur an einer Stelle: wenn Gemini fester Bestandteil eures Google-Workspace-Kontos ist.
Woran du erkennst, welches du vor dir hast
Steht in deinen Google-Einstellungen Free, Google AI Plus, Google AI Pro oder Google AI Ultra, ist es ein persönliches Konto. Punkt.
Ein Firmenkonto erkennst du daran, dass es auf eure Firmendomain läuft und Google dir anzeigt, dass dein Konto von einer Organisation verwaltet wird.
Arbeitet euer Haus mit Google Workspace, bist du damit im grünen Bereich. Google schreibt selbst, dass die Gemini-App in den meisten Workspace-Ausgaben ein fester Bestandteil ist — und wo sie das ist, gilt euer Vertrag. Das Gemini-Feld in Gmail, in Docs, in Sheets und in Meet gehört ohnehin dazu.
Eine Ausnahme gibt es, und sie betrifft ältere oder kleinere Ausgaben: Dort kann Gemini auch nur zusätzlich freigeschaltet sein. Dann gelten die normalen Google-Bedingungen, und deine Chats können menschlich geprüft und zum Training verwendet werden. Von außen sieht beides gleich aus — deshalb lohnt eine Frage an die IT. Nicht als Sperre, sondern zur Bestätigung:
Läuft die Gemini-App bei uns als fester Bestandteil von Google Workspace — oder ist sie nur zusätzlich freigeschaltet?
Bis die Antwort da ist, gilt der Hausverstand: Was in Gmail, Docs oder Sheets eingebaut ist, läuft über euren Workspace-Vertrag. Bei einem Gemini, das jemand nachträglich danebengestellt hat, wartest du die Antwort ab.
Im Firmenkonto: Ja, du darfst
Läuft Gemini bei euch über den Workspace-Vertrag, dann gilt für dich:
- Es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Er gehört zum Workspace-Vertrag; niemand muss ihn eigens verhandeln.
- Google sagt zu, dass eure Inhalte nicht von Menschen geprüft werden.
- Google sagt zu, dass Eingaben und Antworten nicht ohne Erlaubnis eures Hauses zum Training der Modelle verwendet werden — und nicht zum Nutzen anderer Kunden.
- Du musst dafür keinen Schalter umlegen. Der Schutz kommt aus dem Vertrag, nicht aus einer Einstellung in deinem Konto.
- Wie lange eure Gespräche gespeichert bleiben, entscheidet eure Verwaltung: 18 Monate sind die Voreinstellung, 3 oder 36 Monate sind möglich, ganz abschalten auch.
Was dein Arbeitgeber freigegeben hat, darfst du benutzen. Wenn euer Haus Workspace gekauft, den Vertrag unterschrieben und dir einen Zugang gegeben hat, ist Zögern keine vorsichtige Position, sondern eine teure. Die Stunden, die du weiter von Hand arbeitest, stehen auf keiner Risikoliste — sie fehlen dir trotzdem.
Zwei Dinge gehören trotzdem dazu.
Der Ort der Verarbeitung. Wenn bei euch darüber gestritten wird: Ab bestimmten Workspace-Tarifen lässt sich eine europäische Datenregion einrichten, in Business Starter gibt es sie nicht. Und selbst mit eingerichteter Region bleiben einzelne Gemini-Funktionen ausdrücklich davon ausgenommen — Google schreibt das selbst hin. Das ist kein Grund, das Werkzeug nicht zu benutzen: Wo ein Vertrag und die europäischen Standardvertragsklauseln gelten, sind Übermittlungen abgedeckt. Es ist ein Grund, die Frage einmal an die richtige Stelle zu geben statt sie sich selbst zu beantworten:
Haben wir für Workspace eine europäische Datenregion eingerichtet — und wie gehen wir mit den Gemini-Funktionen um, die davon ausgenommen sind?
Der Rückmeldeknopf. Wenn du in Gemini auf „Daumen hoch“ oder „Daumen runter“ drückst und Text dazuschreibst, liest das ein Mensch. Google sagt das selbst dazu. Der Rest ist geschützt, dieser Weg nicht — also nichts Vertrauliches ins Feedback schreiben.
Und wie überall gilt: Ein Firmenkonto gehört der Firma. Deine Gehaltsverhandlung besprichst du woanders.
Im persönlichen Konto: nur mit Vorsicht
Hier stehen zwei Dinge im Weg, und beide sind hart.
Es gibt keinen Vertrag. Für persönliche Google-Konten ist kein Auftragsverarbeitungsvertrag vorgesehen — auch nicht in Ultra. Wenn du dort etwas hineingibst, das deinem Arbeitgeber gehört, hat niemand eurer Firma zugesichert, wie damit umgegangen wird.
Und dann ist da die Gemini-Aktivität. Ist sie eingeschaltet — sieh in deinen Einstellungen nach, das ist eine Minute —, dann verwendet Google deine Chats zur Verbesserung seiner Dienste, ausdrücklich auch zum Training der Modelle. Ein Teil davon wird von geschulten Prüfern gelesen — Menschen, auch bei externen Dienstleistern. Google trennt die Chats vorher vom Konto, aber diese geprüften Kopien können bis zu drei Jahre bleiben, und sie verschwinden nicht, wenn du den Chat löschst.
Das ist keine Auslegung von uns. Google warnt selbst wörtlich davor, vertrauliche Dinge einzugeben, die ein Prüfer nicht sehen soll.
Solange das so eingestellt ist, ist die Sache klar: Kundennamen, Personaldaten, Preise, Verträge und unveröffentlichte Zahlen gehören nicht hinein.
Was du selbst tun kannst: Den Schalter findest du in den Einstellungen unter der Gemini-Apps-Aktivität. Schaltest du sie ab, gehen neue Chats nicht mehr ins Training. Das ist eine Minute und braucht niemandes Erlaubnis.
Was der Schalter nicht kann: Er ersetzt keinen Vertrag. Deine Chats werden weiterhin bis zu 72 Stunden gespeichert, und Google darf sie aus Sicherheitsgründen weiterhin ansehen. Und einige verbundene Funktionen fallen weg, wenn die Aktivität aus ist.
Damit bleibt ein persönliches Konto auch mit abgeschaltetem Training ein Konto ohne Vertrag — und genau das ist die gelbe Stufe. Sie ist keine Absage: Eine Formulierung suchen, einen Ablauf sortieren, eine Musterrechnung mit erfundenen Zahlen durchspielen, etwas nachschlagen, einen Text kürzen — das alles geht, solange nichts drinsteht, was auf eine Person oder einen Kunden zeigt.
Zwei Kleinigkeiten, die oft übersehen werden: Wenn du einen Chat löschst, verschwindet damit weder ein daraus erstellter Gem noch ein Freigabelink, den du irgendwann erzeugt hast. Und die Voreinstellung ist, dass deine Aktivität nach 18 Monaten von selbst gelöscht wird — du kannst daraus 3 Monate machen. Wer ein persönliches Konto beruflich am Rand mitbenutzt, sollte beides einmal ansehen.
Die Frage nach den Behörden
Die kommt sonst nur bei chinesischen Anbietern auf, gehört hier aber genauso hin: Google ist ein amerikanisches Unternehmen. Was das Haus dazu selbst aufgeschrieben hat, steht in seinen Regeln für Behördenanfragen.
Google verlangt für eine Herausgabe eine Grundlage im amerikanischen Recht und schickt vorher eine E-Mail an das betroffene Konto. Kommt die Anfrage von einer Behörde außerhalb der USA, prüft Google zusätzlich, ob das Recht des anfragenden Landes ein vergleichbares Verfahren vorsieht. Wie viele Anfragen ankommen und welcher Art sie sind, veröffentlicht Google in seinem Transparenzbericht.
Das ändert nichts an der Stufe oben und nichts an deiner Erlaubnis. Wenn es in eurem Haus zum Thema wird, ist es ein Satz an deinen Datenschutzbeauftragten:
Wir arbeiten mit einem amerikanischen Anbieter. Habt ihr geprüft, wie wir mit Behördenanfragen aus den USA umgehen?
Diese Prüfung macht er, nicht du. Danach kannst du weiterarbeiten.
Passt es in deinen Ablauf?
Das hängt daran, welches Konto du hast — und der Unterschied ist größer als bei den meisten anderen Werkzeugen.
Im Firmenkonto sitzt Gemini in den Programmen, die du ohnehin offen hast: in Gmail, in Docs, in Sheets, in Slides, in Drive, in Meet. Du machst kein zweites Fenster auf und kopierst nichts hin und her. Das ist der Grund, warum Gemini in einem Google-Haus im Alltag ankommt und ein Chatwerkzeug daneben oft nicht.
Mit einem persönlichen Konto ist es meist das zweite Fenster: eine Seite im Browser, eine App auf dem Handy, in Chrome. In den größeren Privattarifen kommen Docs und Sheets dazu — aber nur deine privaten. Arbeitest du in Word und Outlook, bleibt es beim Kopieren.
Kontrolle behältst du dabei überall: Was Gemini in Gmail, Docs, Sheets oder Slides erzeugt, wird dir vorgeschlagen, und du übernimmst es. Die Mail verschickst du. Die Folie setzt du ein. Bei größeren Änderungen in Sheets legt Gemini dir vorher einen Plan hin, und du kannst eine laufende Aufgabe stoppen.
Der Punkt, an dem es im Firmenkonto ernst wird, ist ein anderer: Gemini findet, was du sehen darfst — und zwar alles davon. Wenn in eurem Drive seit Jahren Ordner zu weit freigegeben sind, repariert Gemini das nicht, es macht sie nur auffindbar. Das ist kein Gemini-Problem und keins, das du lösen kannst. Es ist eins, von dem eure IT wissen sollte, bevor alle loslegen.
Wiederkehrendes automatisch laufen lassen geht, aber schmaler, als es klingt: einmalige oder wiederkehrende Aufträge, meist Zusammenfassungen und Rechercheberichte, höchstens zehn gleichzeitig. Dazu ein Haken, der leicht untergeht: Diese Funktion setzt voraus, dass die Gemini-Aktivität eingeschaltet ist. In einem persönlichen Konto heißt das, du müsstest genau den Schalter wieder anmachen, den du aus gutem Grund ausgeschaltet hast. Beides zusammen gibt es dort nicht.
Einführen kann dir das Firmenkonto niemand außer deinem Arbeitgeber: Workspace beschaffen, Gemini freigeben, Aufbewahrung und Datenregion einstellen, Meet-Funktionen freischalten — das ist alles Arbeit der IT. Ein persönliches Konto legst du dagegen in fünf Minuten selbst an; nur arbeiten darfst du damit nicht wie mit dem Firmenkonto.
Was kostet es dich?
In Geld: Free kostet nichts. Die drei Bezahlstufen für Privatpersonen — Plus, Pro, Ultra — zeigt Google erst im eigenen Konto und je nach Land verschieden. Die kleinste liegt in der Größenordnung eines Mittagessens im Monat, die größte in einer, die für einen Schreibtisch in der Verwaltung nichts zu suchen hat.
Die Frage, die du vor jeder Zahlung stellen solltest: Arbeitet euer Haus mit Google Workspace? Dann sind die KI-Funktionen inzwischen in den normalen Workspace-Tarifen enthalten — in jedem, vom kleinsten für 6,80 Euro je Person und Monat an. Es wäre bitter, privat für etwas zu zahlen, das auf deinem Arbeitskonto schon freigeschaltet ist — und im Privatkonto darfst du damit nicht einmal arbeiten. Eine Mail an die IT klärt das.
Der andere Preis steht auf keiner Rechnung: Du musst dir angewöhnen, es überhaupt zu benutzen. Wie lange das dauert, sagen wir dir absichtlich nicht in Stunden — das ist bei jedem anders, und eine Zahl an dieser Stelle wäre erfunden. Manche haben es nach einem Nachmittag, andere lassen es dreimal liegen, und beim vierten Mal fällt der Groschen.
Nimm dir zwei Wochen und schreib auf, wann es dir wirklich etwas gespart hat. Danach weißt du mehr, als irgendjemand dir von außen sagen kann.
Worauf ich achten würde
Diese Bewertung entstand aus Googles eigenen Unterlagen, ohne eigenen Dauereinsatz.
Das Gemini in Gmail, Docs und Sheets würde ich benutzen, ohne zu fragen — das läuft über euren Workspace-Vertrag. Nachfragen würde ich nur bei einem Gemini, das jemand danebengestellt hat: Wenn ihr eine ältere oder kleinere Ausgabe habt, gelten dort Googles Zusagen für Firmen nicht. Eine geschäftliche E-Mail-Adresse allein ist kein Nachweis dafür, dass sie gelten.
Ein teureres Privatabo würde ich nicht für eine Firmenversion halten. Ultra kostet ein Vielfaches von Pro und ändert an der Datenschutzlage keine Zeile. Wer glaubt, mit dem größten Tarif auf der sicheren Seite zu sein, irrt sich in die falsche Richtung.
Den Trainingsschalter würde ich in jedem persönlichen Konto abschalten — gleich am Anfang, nicht irgendwann. Nachsehen kostet eine Minute, und was einmal zur Prüfung ging, holt kein Löschen zurück.
Auf handelnde Funktionen würde ich in Deutschland nicht planen. Was in amerikanischen Videos zu sehen ist, gab es hier Anfang August 2026 nicht. Wenn ein Vorhaben darauf aufbaut, baut es auf etwas, das noch nicht da ist.
Beim Firmenwissen würde ich einmal auf die Freigaben schauen lassen, bevor alle anfangen. Nicht weil Gemini etwas falsch macht, sondern weil es sichtbar macht, was jahrelang unsichtbar zu weit freigegeben war. Das ist ein Gespräch mit der IT, kein Grund zu warten.
Drei Dinge blieben offen. Wie viel eure Verwaltung von einzelnen Gemini-Gesprächen tatsächlich einsehen kann, hängt an Lizenz und Konfiguration und ließ sich allgemein nicht klären — weder „die Verwaltung liest alles“ noch „niemand kann etwas sehen“ ist belegt. Wie lange gelöschte Daten technisch brauchen, bis sie ganz verschwunden sind, sagt Google nicht in Tagen. Und ob Gemini Rechnungen und Lieferscheine zuverlässig genug ausliest, um darauf zu buchen, sagt Google nirgends zu — das müsste jemand mit euren eigenen Belegen ausprobieren.
Kurz zusammengefasst
- Reibungsarm — Sitzt schon in dem Programm, das du ohnehin offen hast.
- Nein — du brauchst die IT
- Abo pro Person und Monat
- gemini.google.com im Browser · App für iPhone und Android · In Chrome · Auf unterstützten Android-Geräten als Assistent · Im Firmenkonto: Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Chat und Vids
- Buchhaltung · Vertrieb · Einkauf · Personal · Kundendienst · Projektmanagement · Marketing · Softwareentwicklung
Woher das stammt
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Googles Verwaltungshilfe zur Gemini-App in Google Workspace hält fest: „The Gemini app is available as a core service with most editions of Google Workspace." Die Schutzzusagen knüpft sie an die Lizenz - "Users with a Google Workspace with Gemini license get enterprise-grade data protections … Submissions aren't used to train models and are never reviewed by humans", dazu "None of your content is used for model training outside of your domain without permission" und "Your interactions with Google Workspace with Gemini stay within your organization." Für Nutzer ohne diese Lizenz verweist die Seite ausdrücklich auf eine eigene Darstellung. Welche Funktionen sichtbar sind, hängt von Plan, Region, Sprache, Alter, Administratorrichtlinien und schrittweiser Einführung ab.
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Der Privacy Hub für generative KI in Google Workspace begrenzt seinen eigenen Geltungsbereich ausdrücklich - "this Privacy Hub only applies when you are using Gemini … with a qualifying edition of Google Workspace". Innerhalb dieses Bereichs gilt für Gemini in den Workspace-Anwendungen, für die Gemini-App als Kerndienst und für Gemini Notebook - "Your chats and uploaded files won't be reviewed by human reviewers or otherwise used to train generative AI models outside of your domain without permission" sowie "Your content is not used for any other customers." Alle genannten Dienste unterliegen dem Cloud Data Processing Addendum. Außerhalb einer qualifizierten Workspace-Ausgabe gelten diese Zusagen damit nicht; die Datenschutzhinweise zu den Gemini-Apps halten für diesen Fall fest - "If you have a work or school Google Account, your use of Gemini Apps may be subject to different data handling terms."
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Die Datenschutzhinweise zu den Gemini-Apps beschreiben die Einstellung „Gemini Apps-Aktivitäten speichern“ („Keep Activity“). Ist sie eingeschaltet, verwendet Google diese Aktivität zur Bereitstellung, Entwicklung und Verbesserung seiner Dienste, ausdrücklich auch zum Training generativer KI-Modelle. Ein Teil der Daten kann von geschulten menschlichen Prüfern, einschließlich externer Dienstleister, gelesen werden; vor der Weitergabe trennt Google die Chats nach eigener Aussage vom Google-Konto, und geprüfte Chats können bis zu drei Jahre aufbewahrt werden. Google rät ausdrücklich davon ab, vertrauliche Informationen einzugeben, die ein Prüfer nicht sehen soll. Wird die Einstellung abgeschaltet, werden neue Chats nicht mehr zum Training verwendet, solange kein Feedback übermittelt wird; sie bleiben aber bis zu 72 Stunden gespeichert, können aus Sicherheitsgründen weiterhin mit menschlicher Unterstützung geprüft werden, und mehrere verbundene Apps stehen dann nicht mehr zur Verfügung. Auch temporäre Chats werden nicht zum Training verwendet, aber bis zu 72 Stunden gespeichert. Für die gespeicherte Aktivität gilt eine automatische Löschung nach 18 Monaten; einstellbar sind 3 oder 36 Monate, und die automatische Löschung lässt sich ganz abschalten. Einen allgemeinen Ausgangszustand der Einstellung nennt die Seite nicht; wie sie in einem bestimmten Konto steht, lässt sich nur dort nachsehen.
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Die Hilfeseite zum Löschen der Gemini-Apps-Aktivität beschreibt, dass sich einzelne Aktivitäten, Zeiträume oder die gesamte Aktivität löschen lassen, bei Gemini Live einschließlich der zugehörigen Audio-, Transkript-, Video- und Bildschirmfreigabedaten. Sie nennt zugleich die Grenzen: Ein gelöschter Chat löscht weder den zugehörigen Gem noch einen zuvor erstellten öffentlichen Freigabelink; Inhalte, die bereits von menschlichen Prüfern bewertet und vom Konto getrennt wurden, können bis zu drei Jahre erhalten bleiben; und Daten, die in anderen Google-Diensten gespeichert wurden, verschwinden dadurch nicht. Eine feste Anzahl von Tagen bis zur vollständigen technischen Entfernung nennt Google nicht — die Daten werden zunächst aus der sichtbaren Oberfläche entfernt und anschließend aus den Speichersystemen gelöscht.
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Das Google Workspace Data Processing Addendum ist Bestandteil des Workspace-Vertrags und regelt die Pflichten des Auftragsverarbeiters: Verarbeitung auf dokumentierte Weisung, Vertraulichkeitsverpflichtung, technische und organisatorische Maßnahmen, Unterstützung bei Betroffenenrechten, Meldung von Datenschutzverletzungen, Regeln für Unterauftragsverarbeiter, Rückgabe beziehungsweise Löschung der Kundendaten nach Vertragsende sowie die EU-Standardvertragsklauseln für Übermittlungen in Drittländer. Für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist regelmäßig Google Cloud EMEA Limited beziehungsweise die im jeweiligen Vertrag bezeichnete Google-Gesellschaft Vertragspartner.
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Googles Übersicht der Datenregionsfunktionen ordnet sie den Workspace-Tarifen zu: Business Standard und Business Plus unterstützen eine grundlegende europäische Region für ruhende abgedeckte Daten; erweiterte Verarbeitungsrichtlinien, Richtlinien je Organisationseinheit oder Gruppe und Berichte über die Einhaltung sind den Enterprise-Stufen beziehungsweise entsprechenden Zusatzkontrollen vorbehalten. Business Starter besitzt die Datenregionsfunktion nicht. Nicht alle Workspace-Daten und Metadaten werden von einer Datenregionsrichtlinie erfasst.
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Die Anleitung zu den erweiterten Einstellungen für Datenregionen führt ausdrücklich „nonregionalized services“ auf, darunter Gemini in Workspace und die Gemini-App: Bestimmte erweiterte Gemini-Funktionen verarbeiten Daten global, auch wenn eine europäische Datenregion eingerichtet ist. Administratoren mit Enterprise Plus beziehungsweise entsprechenden Zusatzkontrollen können solche nicht regionalisierten Funktionen abschalten; dadurch können die betreffenden Funktionen ausfallen oder eingeschränkt werden.
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Die Verwaltungshilfe zur Gemini-App im Workspace-Konto beschreibt Aktivierung, Lizenzstufen und Aufbewahrung: Der Gesprächsverlauf ist standardmäßig aktiviert, die Standardaufbewahrung beträgt 18 Monate, der Administrator kann 3, 18 oder 36 Monate wählen oder den Verlauf vollständig abschalten. Bei abgeschaltetem Verlauf werden neue Chats noch bis zu 72 Stunden gespeichert, damit Google den Dienst bereitstellen und Feedback bearbeiten kann. Die Einstellung kann je Organisationseinheit oder Konfigurationsgruppe unterschiedlich sein; der einzelne Nutzer kann sie möglicherweise nicht ändern.
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Für Gemini in den Workspace-Anwendungen dokumentiert Google einen eigenen, anwendungsspezifischen Gesprächsverlauf mit eigenen Aufbewahrungsoptionen; aktive Unterhaltungen können von einer automatischen Löschung ausgenommen sein, solange sie weitergeführt werden. Nutzer können Gespräche löschen, sofern die Organisation die Funktion nicht gesperrt hat; gelöschte Gespräche lassen sich nicht wiederherstellen. Der Administrator kann automatische Löschung vorgeben, nur manuelle Löschung erlauben, Nutzer eigene Fristen wählen lassen, die Löschfunktion einschränken oder Aufbewahrungsrichtlinien organisationsweit festlegen. Das Löschen eines Gesprächs in einer Workspace-Anwendung löscht nicht den separaten Verlauf in der eigenständigen Gemini-App.
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Die Nutzerhilfe zu Gemini in Workspace weist vor der Übermittlung von Feedback darauf hin, dass Feedback von Menschen gelesen werden kann und keine persönlichen, vertraulichen oder sensiblen Informationen enthalten soll. Sie hält außerdem fest, dass Gemini falsche, unzutreffende oder unangemessene Informationen erzeugen kann und nicht als medizinische, rechtliche, finanzielle oder sonstige professionelle Beratung verwendet werden soll.
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Googles Hilfe zur Verwendung von Workspace-Quellen beschreibt, dass Gemini abhängig von Berechtigungen und Administratorsteuerung auf Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Kalender, Chat und Meet zugreifen kann und dabei nur Daten verwenden soll, die das betreffende Konto ohnehin sehen darf; der Administrator kann den Zugang zu allen oder einzelnen Datenquellen beschränken. Sie nennt zugleich die Grenzen der Quellenangaben: Nicht jede Aussage erhält eine Quelle, eine angezeigte Quelle belegt nicht zwingend jeden Satz der Antwort, und Gemini kann Quellen übersehen, falsch zusammenfassen oder falsch zuordnen — Google rät dazu, sie selbst zu kontrollieren. Ergebnisse können unvollständig sein, wenn Dateien nicht zugänglich sind, eine Datenquelle gesperrt wurde, Inhalte außerhalb des Kontextfensters liegen oder Quellen zu umfangreich sind.
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Die Hilfeseite zu Datenzugriff und Administratorbeschränkungen für Gemini in Workspace hält fest, dass Gemini die bestehenden Workspace-Berechtigungen respektiert. Zu weit gefasste Freigaben in Drive, Gruppen oder geteilten Ablagen werden dadurch nicht repariert — vorhandenes Oversharing wird durch Gemini lediglich leichter auffindbar.
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Die Übersicht der Google-AI-Tarife führt Google AI Plus, Google AI Pro und Google AI Ultra als persönliche Google-One-Abonnements: Plus mit ungefähr doppelten Nutzungslimits gegenüber Free und mehr Cloud-Speicher, Pro mit höheren Limits, mehreren Terabyte Speicher und erweitertem Zugriff auf Modelle, Deep Research, Gemini in den persönlichen Google-Apps, NotebookLM und weitere Funktionen, Ultra mit den höchsten Limits in mehreren Kontingentstufen und teilweise frühem Zugang zu experimentellen Funktionen. Google AI Pro hieß früher Google One AI Premium. Alle drei gelten ausschließlich für persönliche Google-Konten und sind keine Google-Workspace-Firmentarife. Beträge weist die Seite nicht aus; sichtbar sind nur die Speichergrößen (400 GB, 5 TB, ab 20 TB) und der Platzhalter „/Monat". Preise, Kontingente und Einführungsangebote unterscheiden sich je nach Land und erscheinen erst im eingeloggten Konto.
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Die deutsche Preisseite für Google Workspace nennt bei monatlicher Abrechnung 6,80 Euro je Nutzer und Monat für Business Starter, 13,60 Euro für Business Standard und 21,10 Euro für Business Plus; für Enterprise steht kein Preis, sondern der Verweis auf den Vertrieb. Bei einjähriger Vertragsdauer weist die Seite eine Ersparnis von 16 Prozent aus. KI-Funktionen sind in allen Tarifen enthalten: Business Starter nennt Gemini in Gmail und einen Basiszugang zur Gemini-App, Business Standard und Plus eine erweiterte Einbindung in Docs, Sheets, Präsentationen, Drive, Meet und Chat sowie einen erweiterten Zugang zur Gemini-App.
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Die Hilfeseite zu Datei-Uploads nennt die unterstützten Dateitypen der Gemini-App, darunter PDF, Word- und Textdokumente, Tabellen, Präsentationen, Bilder, Quellcodedateien, ZIP-Archive, Codeordner und GitHub-Repositories. Für einen Codeordner oder ein Repository gilt eine Grenze von 5.000 Dateien und insgesamt 100 MB. Hochgeladene Tabellen kann Gemini analysieren und daraus interaktive Diagramme erstellen. Free und die kleineren Bezahlpläne haben niedrigere Nutzungsgrenzen.
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Die Hilfeseite zu Canvas beschreibt, dass Gemini dort Dokumente, Präsentationen, kleine Anwendungen und Code erstellen oder bearbeiten kann, etwa aus einer Beschreibung eine Folienstruktur mit ausgearbeitetem Inhalt. Für das Arbeiten in einem bestehenden Softwareprojekt — auschecken, über mehrere Dateien ändern, Tests ausführen, zurückschreiben — verweist Google auf getrennte Entwicklungswerkzeuge; die normale Gemini-App leistet das nicht.
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Googles Hilfe zu Gemini in Google Sheets beschreibt, dass Gemini Formeln erstellen, Tabellen erzeugen, Daten analysieren, Trends untersuchen, Pivot-Tabellen anlegen, Diagramme erstellen, Optimierungsaufgaben bearbeiten sowie Sortierung, Filter und Formatierung verändern kann. Berechnungen laufen dabei über Sheets-Formeln. Einige Funktionen setzen einen geeigneten Google-AI- oder Workspace-Tarif voraus; Formeln, Zellbereiche und Ergebnisse müssen geprüft werden.
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Für umfangreichere Bearbeitungen in Google Sheets erstellt Gemini einen Bearbeitungsplan. Google sieht vor, dass der Nutzer Plan und Ergebnis überprüft; eine laufende Aufgabe kann gestoppt werden.
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Die Hilfeseite zu geplanten Aktionen („Scheduled Actions“) beschreibt einmalige und wiederkehrende Aufträge, etwa eine tägliche Kalender- und E-Mail-Zusammenfassung, eine wöchentliche Nachrichtensuche oder eine regelmäßige Webrecherche mit Benachrichtigung über das Ergebnis. Als Voraussetzung nennt die Seite ein persönliches Google-Konto oder ein Arbeits- beziehungsweise Schulkonto mit einer geeigneten Workspace-Edition sowie eine eingeschaltete Gemini-Apps-Aktivität („Have Keep Activity on"). Es sind höchstens zehn aktive geplante Aktionen möglich. Nutzer können die Anweisung vor dem Speichern bearbeiten sowie geplante Aktionen ansehen, pausieren, fortsetzen, ändern und löschen.
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Die Hilfeseite zu Gemini Spark beschreibt ein System für mehrstufige Aufgaben und Workflows, das etwa E-Mails und Drive-Inhalte untersuchen, Aufgaben anhand eingehender E-Mails auslösen, Antworten entwerfen, Themen beobachten und geplante Aufgaben bearbeiten kann. Am 9. August 2026 war Gemini Spark im Europäischen Wirtschaftsraum, in der Schweiz und im Vereinigten Königreich nicht verfügbar; die Funktion ist außerdem nicht für Workspace-Konten vorgesehen und an ein geeignetes persönliches Google-AI-Abo gebunden. Als Abo nennt die Seite Google AI Pro oder Ultra. Eine allgemeine Zusage, dass jede extern wirksame Handlung stets einzeln bestätigt werden muss, ist nicht dokumentiert.
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Googles Hilfe zu Gemini in Google Meet beschreibt „Notizen für mich erstellen“ („Take notes for me“): Die Funktion schreibt eine Besprechung mit, erzeugt eine Zusammenfassung, erfasst besprochene Themen, hält nächste Schritte fest und speichert das Ergebnis als Google-Dokument. Voraussetzungen sind unter anderem eine geeignete Workspace-Lizenz, die Freigabe durch den Administrator und eine unterstützte Sprache.
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Die Einstiegshilfe zur Gemini-App beschreibt den Funktionsumfang der kostenlosen Version mit persönlichem Google-Konto — Textdialoge, Datei- und Bildanalyse mit niedrigen Limits, Websuche mit Quellenverweisen, begrenzte Bildgenerierung, begrenzte Tiefenrecherche, Gemini Live, Canvas und Gems — und weist darauf hin, dass Gemini falsche Informationen erzeugen kann und Antworten geprüft werden sollten. Es handelt sich um einen Verbraucherdienst ohne Unternehmensverwaltung, ohne Auftragsverarbeitungsvertrag und ohne wählbare EU-Datenresidenz.
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Googles Darstellung „So geht Google mit Anfragen von Behörden nach Nutzerdaten um" nennt als Voraussetzung einer Herausgabe das amerikanische Recht - "US law, which means that the access and disclosure is permitted under applicable US law, such as the Electronic Communications Privacy Act (ECPA)". Zur Benachrichtigung heißt es - "When we receive a request from a government agency, we send an email to the user account before disclosing information." Zur Veröffentlichung von Zahlen - "We share the number and types of requests we receive in our Transparency Report". Anfragen von Behörden außerhalb der Vereinigten Staaten prüft Google zusätzlich daran, ob das Recht des anfragenden Landes ein vergleichbares rechtsstaatliches Verfahren vorsieht, ob die Herausgabe mit amerikanischem Recht vereinbar ist, ob sie internationalen Normen nach den Grundsätzen der Global Network Initiative entspricht und ob sie mit Googles eigenen Grundsätzen zur Meinungsfreiheit vereinbar ist.
Nach Aktenlage geprüft. Recherche aus Anbieterunterlagen, Verträgen und Dokumentation — ohne eigenen Dauereinsatz.