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KI & mein Job

KI in deinem Beruf

Einkauf

Was sich ändert, ist die Vorarbeit — nicht das Verhandeln. Fang vorne an: aus einer dürftigen Bedarfsmeldung wird in zehn Minuten eine Anfrage, auf die drei vergleichbare Angebote zurückkommen.

Stand: 11. August 2026

Was sich in deinem Beruf gerade ändert

Fang mit der Beobachtung an, die dir am Montag begegnet: Die Arbeit, die dich Zeit kostet, ist selten die Verhandlung. Es sind die zwei Stunden davor. Fünf Angebote in drei verschiedenen Aufbauten, eines mit Fracht, eines ohne, eines mit einem Liefertermin, den man mit gutem Willen als Zusage lesen kann. Eine Bedarfsmeldung aus drei Sätzen, aus der du eine Anfrage machen sollst, auf die vergleichbare Angebote zurückkommen. Genau an dieser Vorarbeit ändert sich gerade etwas — nicht am Verhandeln.

Das ist kleiner, als es in den Überschriften klingt, und näher an deinem Schreibtisch. Wo Forschung und Praxis künstliche Intelligenz im Einkauf verorten, liegt der Schwerpunkt bei großen Datenauswertungen — Lieferantenvorauswahl, Kostenanalyse, Risikobeobachtung. Dafür braucht es ein Projekt, die IT und gepflegte Daten. Das fängt niemand am Dienstagnachmittag an. Was dir dagegen heute offensteht, ist bescheidener und sofort da: sortieren, vergleichbar machen, Fragen formulieren, nachbereiten.

Du bist damit weder spät noch früh dran. Eine Befragung von über 500 Einkaufsverantwortlichen aus dem europäischen Mittelstand ergab im Juni 2026: knapp sieben von zehn setzen KI ein, testen sie oder planen den Einsatz — und sechs Prozent halten den eigenen Einsatz für hoch ausgereift. Anders gesagt: Fast alle probieren gerade herum, und kaum jemand hat es im Griff. Die Zahl kommt von einem Anbieter von Einkaufssoftware, gemeinsam mit einem Fachverband und einer Hochschule erhoben — als Beweis taugt sie deshalb nicht, als Ordnung im eigenen Kopf schon.

Der Punkt, an dem es regelmäßig schiefgeht, ist im Einkauf immer derselbe: Der Entwurf ist glatter als die Lage. Aus „nicht genannt” wird „nicht enthalten”. Aus „wir zeigen uns bei der nächsten Charge kulant” wird eine Gutschrift. Aus einem Wunsch der Produktion („stabil, aber nicht zu schwer”) wird eine Materialvorgabe, die so nie jemand entschieden hat. Nichts davon ist gelogen, alles davon ist eine halbe Drehung zu bestimmt — und wenn es in einer Anfrage oder einer Reklamation nach draußen geht, ist es deine Aussage. Deine Arbeit verschiebt sich damit vom Formulieren zum Prüfen. Das klingt nach Entlastung und ist erst einmal eine andere, wachere Tätigkeit.

Und was kostet es, das erst einmal liegen zu lassen? Nicht deinen Beruf. Aber das Gefühl dafür, welchem Entwurf man trauen kann und welchem nicht, entsteht nur durch Benutzen. Wer damit anfängt, wenn die Anfrage bis heute Abend raus muss, baut es unter Druck auf — und übersieht genau die halbe Drehung, um die es geht. Fang lieber dort an, wo ein Fehler nichts kostet: mit einer erfundenen Bedarfsmeldung, fünfzehn Minuten, hier auf dieser Seite weiter unten.

Woher die Angaben stammen. Die Einordnung, wo künstliche Intelligenz im Einkauf verortet wird, stammt aus Spreitzenbarth, Bode und Stuckenschmidt, „Artificial intelligence and machine learning in purchasing and supply management”, erschienen im Journal of Purchasing and Supply Management (Band 30, Heft 1, 2024): 46 Untersuchungen, elf Anwendungsfelder, zwanzig Fachgespräche. Wichtig dazu: Die ausgewerteten Arbeiten reichen bis 2020, die Fachgespräche stammen aus demselben Jahr. Die Übersicht zeigt also, wo die großen Anwendungen liegen — nicht, was heutige Chatwerkzeuge können. Die Zahlen zum Verbreitungsgrad kommen aus dem Einkaufsbarometer Mittelstand 2026, einer Befragung von über 500 Einkaufsverantwortlichen, die der Anbieter von Einkaufssoftware Onventis zusammen mit dem Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik und der ESB Business School durchgeführt und am 11. Juni 2026 veröffentlicht hat. Beide abgerufen am 11. August 2026.

Probier es aus — in 15 Minuten

Ohne echte Daten, ohne Freigabe, ohne Risiko. Nur du und ein Chatfenster.

Aus sieben unklaren Zeilen wird eine Anfrage, auf die man antworten kann — und du siehst, an welchen Stellen so ein Entwurf still etwas festlegt, das niemand entschieden hat.

Deine Übungsdaten — frei erfunden, einfach kopieren:

Bedarfsmeldung (Firma und Angaben frei erfunden):

- Von der Produktion, Nordwerk Komponenten GmbH: Wir brauchen
  Transportkisten für die neue Baureihe.
- ungefähr 600 Stück im Monat
- innen müssen Teile von etwa 45 × 30 × 20 Zentimetern hineinpassen
- werden im Werk mehrfach verwendet
- Start „bald", genauer Termin steht noch nicht fest
- „stabil, aber nicht zu schwer"
- ein Muster wäre gut
- Budget und Material: nichts angegeben
  1. Kopier die Bedarfsmeldung in das Chatfenster, das bei dir freigegeben ist, und schreib dazu: „Bitte noch keine Anfrage. Sortier zuerst in drei Listen: was steht drin, was fehlt, was widerspricht sich."
  2. Lies die Liste der fehlenden Angaben und streich, was du selbst beantworten kannst. Was übrig bleibt, ist das, was du beim Fachbereich nachfragen müsstest — meistens sind es zwei oder drei Punkte.
  3. Jetzt erst: „Schreib daraus einen Entwurf für eine Anfrage. Was nicht entschieden ist, bleibt als [FEHLT: …] stehen. Erfinde keine Maße, Termine, Mengen oder Qualitätsanforderungen."
  4. Lies den Entwurf einmal als Lieferantin. Könntest du darauf ein Angebot abgeben — oder würdest du erst zurückfragen? Und steht irgendwo ein Termin, eine Norm oder ein Material, das in der Bedarfsmeldung nicht stand?
  5. Ändere drei Stellen selbst. Meistens sind es die, an denen aus einem Wunsch der Produktion eine Anforderung geworden ist.

Danach ein paar Fragen an dich selbst:

  • Welche Rückfrage war besser als die, die ich selbst gestellt hätte?
  • Was stand im Entwurf fest, war in der Bedarfsmeldung aber nur eine Vermutung?
  • Könnten drei Lieferanten auf diesen Text hin vergleichbare Angebote abgeben?
  • Welche Wörter aus unserem Haus versteht ein Außenstehender nicht?
  • Was würde ich beruflich verwenden — und was müsste ich vorher ergänzen?

Aufgaben aus deinem Alltag

Was du hineingeben darfst

Die Stufe hängt nie am Inhalt allein, sondern am Paar aus Inhalt und Zusage: Dieselbe Kundenliste ist im Werkzeug, für das dein Haus unterschrieben hat, grün — und im Privatkonto rot.

  • Darf rein Grün
    • Angebote, Preislisten und Leistungsbeschreibungen eurer Lieferanten
    • Bedarfsmeldungen, Bestellungen, Lieferscheine, Reklamationsunterlagen
    • Auswertungen zu Termintreue und Qualität aus euren eigenen Systemen
    • Erfundene Übungsfälle

    Das gilt für ein Werkzeug, für das dein Haus unterschrieben hat — dafür ist der Vertrag da. Dann darf hinein, was zu deiner Arbeit gehört, mit Firmennamen, Mengen und Preisen. Was herauskommt, liest du trotzdem gegen.

  • Erst unkenntlich machen Gelb
    • Angebote und Anfragen, solange du nicht weißt, ob euer Werkzeug freigegeben ist
    • Gesprächsnotizen mit Lieferanten ohne Freigabe für dieses Werkzeug
    • Prozessbeschreibungen und eigene Textbausteine ohne Freigabe für dieses Werkzeug

    Erst unkenntlich machen. Die Prüffrage: Könnte ein Fremder aus dem Text erkennen, um welche Firma, welchen Lieferanten oder welche Person es geht? Bei Angeboten reicht es selten, den Namen zu ersetzen — das Sonderteil in dieser Menge zu diesem Termin zeigt genauso auf euch.

  • Bleibt draußen Rot
    • Preisuntergrenzen, Zielkonditionen und eure Verhandlungslinie
    • Ausschreibungs- und Vertragsunterlagen unter Geheimhaltung
    • Bonitätsauskünfte, Auditberichte und Bewertungen einzelner Lieferanten im Privatkonto
    • Ansprechpartner mit Namen, Nummer und deiner Einschätzung im Privatkonto

    Nichts davon in ein Werkzeug ohne Zusage deines Hauses. Das heißt nicht „geht gar nicht": Im freigegebenen Firmensystem ist dasselbe erlaubt — frag, welches das bei euch ist. Steht der Vorgang unter Geheimhaltung, gilt zuerst diese Vereinbarung; sie kann enger sein als eure Hausregel.

Du weißt nicht, was bei euch freigegeben ist? Schick deiner IT diesen einen Satz:

„Welches KI-Werkzeug ist bei uns freigegeben — und darf ich dort echte Angebote, Preise, Verträge und Lieferantennamen hineingeben, hochladen und speichern? "

Was bei dir bleibt

Das ist keine Beruhigungsfloskel, sondern eine Arbeitsteilung: Die Maschine bereitet vor, du entscheidest — und dafür stehst du gerade.

  • Was wirklich gebraucht wird

    Eine Bedarfsmeldung kann sauber formuliert sein und trotzdem am Zweck vorbeigehen. Was der Fachbereich meint, steht selten vollständig in dem, was er aufschreibt — das klärst du mit ihm, nicht mit einem Werkzeug.

    Was KI dabei höchstens vorbereitet: Zeigen, welche Angabe fehlt und welche sich widerspricht.

  • Welches Risiko ihr tragt

    Ein niedriger Preis gleicht keinen unsicheren Liefertermin und keine offene Haftung aus. Was davon euer Haus tragen kann, ist eine geschäftliche Entscheidung mit Folgen, für die jemand geradesteht.

    Was KI dabei höchstens vorbereitet: Unterschiede nebeneinanderstellen, ohne sie zu gewichten.

  • Die Verhandlung

    Zuhören, Spielraum erkennen, an der richtigen Stelle nachfassen und an der anderen schweigen. Kein Werkzeug merkt, wenn dein Gegenüber ausweicht — du merkst es an der Pause vor der Antwort.

    Was KI dabei höchstens vorbereitet: Fragen und Vergleichspunkte vorher sortieren.

  • Was ihr unterschreibt

    Dieselbe Klausel wirkt anders, je nachdem, welcher Artikel, welcher Rahmenvertrag und welches Projekt dahintersteht. Freigabe und rechtliche Bewertung bleiben bei den Menschen, die dafür zuständig sind.

    Was KI dabei höchstens vorbereitet: Fundstellen markieren, Prüffragen formulieren.

  • Mit wem ihr weiter zusammenarbeitet

    In einer Lieferantenbewertung stehen Zahlen. Daneben stehen acht Jahre Zusammenarbeit, ein Werk, das im Dezember eingesprungen ist, und ein Entwickler, der ans Telefon geht. Das wiegt niemand ohne dich ab.

    Was KI dabei höchstens vorbereitet: Zahlen und Meldungen bündeln, damit die Frage klarer wird.

Geprüfte Werkzeuge für diesen Bereich

Jede Bewertung beantwortet zuerst die Frage, ob du das Werkzeug mit deinen Unterlagen benutzen darfst.

  • ChatGPT

    Hat euer Haus ein Firmenkonto, darfst du damit arbeiten — mit Vertrag und ohne Training. Free, Go, Plus und Pro bleiben dagegen Privatkonten, auch wenn die Firma die Rechnung zahlt.

    Darf rein

  • Claude

    Hat euer Haus ein Team- oder Enterprise-Konto, darfst du damit arbeiten: mit Vertrag, ohne Training. Free, Pro und Max bleiben Privatkonten, auch wenn die Firma zahlt. Besprechungen mitschreiben kann es nicht.

    Darf rein

  • DeepSeek

    Ein kostenloses Chatfenster aus China, das erstaunlich viel kann. Widersprich zuerst dem Training — danach ja, aber ohne Namen und Beträge: Einen Vertrag mit deinem Arbeitgeber gibt es nicht.

    Erst unkenntlich machen

  • Gemini

    Läuft Gemini über das Google-Workspace-Konto deiner Firma, darfst du damit arbeiten: Vertrag da, kein Training. Free, AI Plus, Pro und Ultra sind Privatkonten — auch wenn die Firma die Rechnung zahlt.

    Darf rein

  • Microsoft 365 Copilot

    Das Chatwerkzeug, das eure eigenen Mails, Dateien und Besprechungen kennt — und mit echten Kundennamen und Zahlen benutzt werden darf. Bestellen muss es die IT, allein bekommst du es nicht.

    Darf rein

  • Microsoft Copilot

    Kostenlos und längst auf deinem Rechner. Mit dem Arbeitskonto angemeldet darfst du Firmenunterlagen hineingeben — und es kostet weiterhin nichts. Mit dem Privatkonto rät Microsoft selbst davon ab.

    Darf rein

  • Qwen (Qwen Studio, früher Qwen Chat)

    Ein kostenloses Chatfenster aus dem Alibaba-Konzern. Es kann viel — für betriebliche Unterlagen fehlt die Grundlage: kein Vertrag, kein Schalter gegen das Training, Verarbeitung in Singapur und China.

    Bleibt draußen

  • Vibe (früher Le Chat)

    Hat euer Haus ein Team- oder Enterprise-Konto, darfst du damit arbeiten: mit Vertrag, Anbieter in Frankreich. Free und Pro bleiben Privatkonten. Heißt seit Kurzem Vibe, nicht mehr Le Chat.

    Darf rein

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