Angebot gegen die Anforderungen des Kunden prüfen
Eine Prüftabelle: jede Anforderung des Kunden, die Stelle im Angebot, die sie abdeckt — und die Punkte, an denen nichts steht.
So läuft es heute
Die Anforderungen stehen in einer E-Mail, einer Leistungsbeschreibung, deinen Notizen und einer Tabelle im Anhang. Am Angebot haben drei Leute gearbeitet. Was am Ende fehlt, ist selten der große Leistungsblock — es ist die Nebenbedingung auf Seite sieben, der geforderte Nachweis, die Frist.
So gehst du vor
- Beide Seiten benennen
Sag klar, welches Dokument die Anforderungen enthält und welches dein Angebotsentwurf ist. Nenn außerdem die Punkte, bei denen ein Fehler teuer wird — Termine, Abnahme, Haftung, Ausschlüsse.
- Prüftabelle mit Fundstellen verlangen
Spalten: Anforderung, Fundstelle beim Kunden, Fundstelle im Angebot, Status, offene Frage. Erlaubte Status: erfüllt, teilweise, nicht gefunden, widersprüchlich. Ohne Fundstelle ist eine Bewertung wertlos.
- Die teuren Zeilen selbst nachschlagen
Preise, Fristen, Abnahmekriterien und Haftung liest du im Original nach — jede einzelne. Alles, was als „widersprüchlich" markiert ist, geht an die zuständige Fachabteilung, nicht in dein Angebot.
Warum das überhaupt lohnt
Diese Aufgabe ist die unangenehmste auf dieser Seite und vermutlich die wertvollste.
Sie ist unangenehm, weil du das Ergebnis nicht einfach übernehmen kannst — du musst hinterher nachschlagen. Und wertvoll, weil der Fehler, den sie findet, richtig teuer ist. Eine übersehene Nebenbedingung merkt niemand beim Lesen des Angebots. Sie fällt bei der Abnahme auf, wenn der Kunde auf etwas besteht, das ihr nie eingerechnet habt.
Was du bekommst, ist keine Prüfung. Es ist eine gemeinsame Liste, auf die Vertrieb, Technik und Kaufleute schauen können — und ein Vorsortieren, das sonst niemand macht, weil es niemandem Spaß macht.
So gehst du vor
Verlang Fundstellen, sonst lass es. Eine Tabelle mit „erfüllt / teilweise / nicht gefunden” ohne Angabe, wo das jeweils steht, ist Beschäftigungstherapie: Du kannst sie nicht prüfen, also musst du ihr glauben, und glauben darfst du hier nicht.
Sag außerdem vorher, welche Punkte teuer sind. Termine, Abnahme, Haftung, Ausschlüsse — wenn du diese vier nennst, werden sie gesondert behandelt. Tust du es nicht, stehen sie zwischen vierzig anderen Zeilen.
Das Ergebnis arbeitest du dann von hinten ab: erst die Zeilen „widersprüchlich”, dann „nicht gefunden”, dann Stichproben bei „erfüllt”. Und die vier teuren Themen liest du im Original nach, ausnahmslos.
Was dabei schiefgehen kann
Die erfundene Fundstelle ist hier das Hauptrisiko, und sie ist besonders tückisch: Ein Verweis auf „Abschnitt 4.2, Seite 11” sieht aus wie eine Prüfung. Er kann trotzdem frei erfunden sein. Wer eine solche Tabelle durchwinkt, weil sie so ordentlich aussieht, hat sich einen falschen Beleg gekauft statt einer Prüfung. Deshalb gilt für alles, was Geld oder Haftung berührt: selbst nachschlagen.
Der zweite typische Fehler ist die Wortgleichheit. Der Kunde fordert „Reaktionszeit vier Stunden”, im Angebot steht „schnelle Reaktionszeiten” — das wird als erfüllt gewertet. Genau hier entstehen später die Streitfälle. Achte bei jedem „erfüllt” darauf, ob die Zahl mitgeprüft wurde oder nur das Wort.
Und der dritte: Das Ergebnis ersetzt keine rechtliche und keine technische Prüfung. Es sagt dir, wo du nachfragen musst. Wer im Angebot steht, was zugesagt wird, entscheiden weiterhin die, die dafür geradestehen.
Was du dabei hineingeben darfst
Darf rein
Angebote und Leistungsbeschreibungen dürfen in ein Werkzeug, für das dein Haus unterschrieben hat. Die interne Kalkulation dahinter brauchst du für diese Prüfung nicht — lass sie einfach weg, das spart dir auch das Nachdenken darüber. Unterliegt der Vorgang einer Geheimhaltungsvereinbarung, gilt zuerst die.
Wo es danebenliegt
- Es werden Fundstellen genannt, die es nicht gibt — Seitenzahlen und Abschnitte, die plausibel klingen und im Dokument nicht stehen. Stichproben reichen hier nicht, prüf die kritischen Zeilen alle.
- Eine bloße Erwähnung wird als Erfüllung gewertet: Steht „Schulung" im Angebot und der Kunde verlangt „Schulung von zwei Administratoren vor Ort", gilt das als abgedeckt.
- Widersprüche zwischen Hauptdokument und Anlage werden stillschweigend geglättet, statt sie zu melden.
- Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen werden gleich behandelt.
Zum Kopieren
Angebot gegen Anforderungen prüfen
Vergleich die Anforderungen des Kunden mit unserem Angebotsentwurf. Erfasse jede einzelne Anforderung. Ordne sie ein als: erfüllt, teilweise erfüllt, nicht gefunden oder widersprüchlich. Nenn zu jeder Bewertung die Fundstelle in beiden Dokumenten. Eine bloße Erwähnung ist keine Erfüllung — vergleich Zahlen, Fristen und Mengen genau. Erfinde keine Fundstelle. Findest du keine, schreib "nicht gefunden". Anforderungen des Kunden: [DOKUMENT ODER TEXT] Unser Angebot: [DOKUMENT ODER TEXT]
Vergleich die Anforderungen des Kunden mit unserem Angebotsentwurf. Erfasse jede einzelne Anforderung. Ordne sie ein als: erfüllt, teilweise erfüllt, nicht gefunden oder widersprüchlich. Nenn zu jeder Bewertung die Fundstelle in beiden Dokumenten. Eine bloße Erwähnung ist keine Erfüllung — vergleich Zahlen, Fristen und Mengen genau. Erfinde keine Fundstelle. Findest du keine, schreib "nicht gefunden". Besonders genau hinsehen bei: Terminen, Abnahme, Haftung, Ausschlüssen. Anforderungen des Kunden (Auszug Lastenheft, Firma erfunden): - 3.1 Reaktionszeit bei Störungsmeldung: maximal 4 Stunden, Mo-Fr 6-22 Uhr - 3.2 Einweisung von mindestens 2 Administratoren vor Ort am Standort Nord - 3.4 Datenübernahme aus dem Altsystem, Format CSV und XML - 5.2 Abnahme nach 30 Tagen Testbetrieb, Kriterien nach Anlage 3 - 6.1 Nachweis einer Betriebshaftpflicht über mindestens 5 Mio. Euro Unser Angebot (Auszug): - "Wir bieten kurze Reaktionszeiten und einen zuverlässigen Support." - "Im Leistungsumfang enthalten: Schulung Ihrer Mitarbeiter (Remote)." - "Die Übernahme vorhandener Daten erfolgt über gängige Austauschformate." - "Die Abnahme erfolgt nach erfolgreicher Inbetriebnahme." - Anlage Preisblatt, Anlage AGB
Du unterstützt mich bei einem ersten formalen Abgleich zwischen den Anforderungen eines Kunden und unserem Angebotsentwurf. Du triffst keine rechtliche, technische oder kaufmännische Entscheidung. Anforderungen des Kunden: [DOKUMENT ODER TEXT] Unser Angebotsentwurf: [DOKUMENT ODER TEXT] Besonders kritisch für uns: [z. B. Termine, Abnahme, Haftung, Ausschlüsse] Aufgabe: 1. Erfasse jede einzelne Anforderung, auch die in Nebensätzen und Anlagen. 2. Unterscheide Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen, soweit erkennbar. 3. Such im Angebot die inhaltliche Entsprechung. 4. Bewerte nur mit: erfüllt / teilweise erfüllt / nicht gefunden / widersprüchlich / nicht beurteilbar. 5. Gib für beide Seiten die Fundstelle an (Abschnitt, Seite oder die ersten Wörter des Satzes). 6. Vergleich Zahlen, Fristen, Mengen und Einheiten wörtlich. Eine allgemeine Formulierung im Angebot erfüllt keine bezifferte Anforderung. 7. Formuliere zu jeder Lücke eine sachliche Rückfrage. Ausgabe: - Prüftabelle: Anforderung | Fundstelle Kunde | Fundstelle Angebot | Status | Begründung | Rückfrage - Eigene Liste: alle Widersprüche, auch die zwischen Hauptdokument und Anlage - Eigene Liste: alles, was eine Fachperson prüfen muss, mit Angabe welche Regeln: - Erfinde keine Fundstelle, keine Leistung und keine Vertragsregel. - Wenn du eine Stelle nicht sicher zuordnen kannst: "nicht beurteilbar". - Markiere fehlende Unterlagen als [FEHLT: was]. Wenn Dokumente oder Angaben fehlen, stell zuerst höchstens drei Rückfragen.
- Existiert jede genannte Fundstelle wirklich? Bei allen teuren Zeilen selbst nachgeschlagen?
- Wird irgendwo eine Erwähnung als Erfüllung gewertet?
- Sind Zahlen, Fristen und Einheiten wörtlich verglichen — nicht nur die Begriffe?
- Stehen Widersprüche zwischen Hauptdokument und Anlagen in der Liste?
- Sind Muss- und Kann-Anforderungen unterschieden?
- Ist gekennzeichnet, was Technik, Recht oder Kaufleute prüfen müssen?
Womit du das machst
-
ChatGPT
Hat euer Haus ein Firmenkonto, darfst du damit arbeiten — mit Vertrag und ohne Training. Free, Go, Plus und Pro bleiben dagegen Privatkonten, auch wenn die Firma die Rechnung zahlt.
Darf rein
-
Claude
Hat euer Haus ein Team- oder Enterprise-Konto, darfst du damit arbeiten: mit Vertrag, ohne Training. Free, Pro und Max bleiben Privatkonten, auch wenn die Firma zahlt. Besprechungen mitschreiben kann es nicht.
Darf rein
-
DeepSeek
Ein kostenloses Chatfenster aus China, das erstaunlich viel kann. Widersprich zuerst dem Training — danach ja, aber ohne Namen und Beträge: Einen Vertrag mit deinem Arbeitgeber gibt es nicht.
Erst unkenntlich machen
-
Gemini
Läuft Gemini über das Google-Workspace-Konto deiner Firma, darfst du damit arbeiten: Vertrag da, kein Training. Free, AI Plus, Pro und Ultra sind Privatkonten — auch wenn die Firma die Rechnung zahlt.
Darf rein
-
Microsoft 365 Copilot
Das Chatwerkzeug, das eure eigenen Mails, Dateien und Besprechungen kennt — und mit echten Kundennamen und Zahlen benutzt werden darf. Bestellen muss es die IT, allein bekommst du es nicht.
Darf rein
-
Microsoft Copilot
Kostenlos und längst auf deinem Rechner. Mit dem Arbeitskonto angemeldet darfst du Firmenunterlagen hineingeben — und es kostet weiterhin nichts. Mit dem Privatkonto rät Microsoft selbst davon ab.
Darf rein
-
Qwen (Qwen Studio, früher Qwen Chat)
Ein kostenloses Chatfenster aus dem Alibaba-Konzern. Es kann viel — für betriebliche Unterlagen fehlt die Grundlage: kein Vertrag, kein Schalter gegen das Training, Verarbeitung in Singapur und China.
Bleibt draußen
-
Vibe (früher Le Chat)
Hat euer Haus ein Team- oder Enterprise-Konto, darfst du damit arbeiten: mit Vertrag, Anbieter in Frankreich. Free und Pro bleiben Privatkonten. Heißt seit Kurzem Vibe, nicht mehr Le Chat.
Darf rein
Nach Aktenlage geprüft. Recherche aus Anbieterunterlagen, Verträgen und Dokumentation — ohne eigenen Dauereinsatz.