Drei Angebote nach demselben Raster vergleichbar machen
Eine Übersicht, in der jede Zeile bei allen Angeboten dasselbe bedeutet — und in der fehlende Angaben als fehlend dastehen, nicht als Null.
So läuft es heute
Drei Angebote, drei Aufbauten. Eines nennt einen Stückpreis mit Fracht, das zweite ohne, das dritte nennt Werkzeugkosten und keine Fracht. Eines sagt „Lieferzeit vier bis fünf Wochen", das andere „voraussichtlich im Oktober". Du überträgst das von Hand in eine Tabelle, unterbrochen von zwei Telefonaten — und legst dich am Ende auf ein Bauchgefühl fest, das du im Entscheidungsgespräch verteidigen musst.
So gehst du vor
- Das Raster festlegen, bevor du irgendetwas hochlädst
Schreib die Kriterien auf, die für diese Beschaffung zählen: Artikel, Menge, Preisbasis, Werkzeug- und Einrichtkosten, Fracht, Verpackung, Zahlungsziel, Lieferzeit, Bindefrist, Mindestmenge, geforderte Nachweise, Abweichungen vom Anfragetext. Diese Liste ist die Arbeit — ohne sie bekommst du eine Tabelle, die zu den Angeboten passt statt zu deiner Anfrage.
- Nur übertragen lassen, nicht auslegen
Lad die Angebote in das freigegebene Werkzeug und verlang eine reine Übertragung: Was nicht im Angebot steht, heißt „nicht genannt" — nicht „nein", nicht „enthalten", nicht „0". Verbiete ausdrücklich das Umrechnen von Preisen, Einheiten und Währungen, wenn die Grundlage dafür nicht im Dokument steht.
- Die teuren Zeilen am Original nachschlagen
Preis, Preisbasis, Nebenkosten, Lieferzeit und Bindefrist prüfst du in jedem Angebot einzeln nach. Das sind vier Blicke pro Angebot und der Unterschied zwischen einer Übersicht und einer Fehlerquelle.
- Selbst markieren, was geklärt werden muss
Erst danach entscheidest du, welche Unterschiede kaufmännisch, technisch oder rechtlich zu klären sind — und welche davon vor der Vergabe an Fachbereich, Qualität oder Recht gehen. Eine Gewichtung darf das Werkzeug nicht vorschlagen und schon gar nicht ausrechnen.
Warum das überhaupt lohnt
Angebote vergleichbar zu machen ist konzentrierte Fleißarbeit, und konzentrierte Fleißarbeit ist genau das, was unter Zeitdruck schiefgeht. Nicht weil dir das Fachwissen fehlt, sondern weil das dritte Angebot anders aufgebaut ist als die ersten beiden und du beim Übertragen zweimal unterbrochen wirst.
Was du bekommst, ist eine erste Struktur — nicht die Entscheidung. Der eigentliche Gewinn ist die Spalte mit den Lücken: Was hat dieser Lieferant nicht gesagt? Diese Frage stellt sich im Alltag selten, weil ein Angebot vollständig aussieht, solange man nicht danebenlegt, was die anderen genannt haben.
Der Aufwand von einer knappen Stunde entsteht einmal, beim Aufschreiben des Rasters. Ab dem zweiten Mal ist es eine Kopiervorlage.
So gehst du vor
Leg das Raster vorher fest. Wer drei Dateien hochlädt und „vergleich die mal” schreibt, bekommt einen Vergleich entlang dessen, was in den Angeboten steht — und damit ausgerechnet die Kriterien, die die Lieferanten für erwähnenswert hielten. Deine Kriterien kommen aus deiner Anfrage.
Dann verlang ausdrücklich eine Übertragung ohne Auslegung. Der wichtigste Satz dabei ist der über die fehlenden Angaben: Sie heißen „nicht genannt”. Nicht „nein”. Der Unterschied entscheidet später, ob du bei der Fracht nachfragst oder ob du glaubst, sie sei inbegriffen.
Danach prüfst du selbst nach — Preis, Preisbasis, Nebenkosten, Lieferzeit, Bindefrist. Jedes Angebot, jede Zeile. Das ist keine Stichprobe: Es sind genau die Felder, bei denen ein Übertragungsfehler Geld kostet.
Und zum Schluss markierst du, was geklärt werden muss, bevor jemand vergibt. Diese Liste ist wertvoller als jede Rangfolge, denn sie ist das, womit du in das Gespräch mit Fachbereich und Lieferant gehst.
Was dabei schiefgehen kann
Die stille Umdeutung fehlender Angaben ist der Fehler, der am häufigsten vorkommt und am teuersten ist. Ein Angebot ohne Frachtangabe wird zu einem Angebot mit inbegriffener Fracht, ein fehlendes Zahlungsziel zu „30 Tage, wie üblich”. In der Tabelle sieht das ordentlich aus. Auf der Rechnung steht es anders.
Der zweite Fehler betrifft die Zahlen selbst. Preisstaffeln, Mengeneinheiten und Währungen werden zusammengezogen, sobald das Ergebnis eine Spalte füllen soll. Wenn ein Angebot je hundert Stück kalkuliert und die anderen je Stück, entsteht ein Preisvorteil, den es nicht gibt. Deshalb: nichts umrechnen lassen, was du nicht selbst nachrechnen kannst.
Der dritte ist der Wortlaut. „Voraussichtlich im Oktober”, „vorbehaltlich Materialverfügbarkeit”, „Richtpreis” — das sind Vorbehalte, und sie überleben den Weg in eine Tabellenzelle nicht. Was dort steht, liest später jemand als Zusage, der das Angebot nie gesehen hat. Nimm die Vorbehalte mit in die Zelle, auch wenn die Tabelle dadurch unschöner wird.
Und der vierte ist grundsätzlich: Eine Zuschlagsentscheidung darf hier nicht entstehen. Sobald jemand Kriterien gewichtet und Punkte verteilt, sieht das Ergebnis nach Rechnung aus und ist eine Meinung mit Nachkommastelle. Die Entscheidung trefft ihr, mit den Argumenten, die ihr auch aufschreiben würdet.
Was du dabei hineingeben darfst
Darf rein
Angebote deiner Lieferanten dürfen in ein Werkzeug, für das dein Haus unterschrieben hat — mit Namen, Preisen und Konditionen. Eure interne Kalkulation und die Preisuntergrenze brauchst du für diesen Vergleich nicht; lass sie weg. Steht der Vorgang unter Geheimhaltung, gilt zuerst diese Vereinbarung, auch gegenüber einem freigegebenen Werkzeug.
Wo es danebenliegt
- „Nicht genannt" wird zu „nicht vorhanden". Genau daraus entstehen die falschen Vergleiche — bei Fracht, Verpackung, Werkzeugkosten, Zahlungsziel und Bindefrist.
- Preisstaffeln, Mengeneinheiten und Währungen werden zusammengezogen, auch wenn die Grundlagen unterschiedlich sind. Ein Preis je Stück und ein Preis je hundert Stück landen dann in derselben Spalte.
- Ob zwei technisch verschieden beschriebene Positionen dasselbe sind, erkennt das Ergebnis nicht. Es sortiert Wörter, nicht Bauteile.
- Bei schlecht formatierten Angeboten und schiefen Scans fehlen einzelne Positionen ganz — ohne Hinweis darauf, dass etwas fehlt.
- Eine unverbindliche Angabe („voraussichtlich im Oktober") sieht in der Tabelle aus wie eine Zusage. In der Zelle steht dann ein Monat, im Angebot steht ein Vielleicht.
Zum Kopieren
Angebote nach festem Raster nebeneinanderlegen
Übertrag die folgenden Angebote in eine Tabelle. Spalten: Kriterium, Angebot A, Angebot B, Angebot C, offene Frage. Kriterien: Artikel, Menge, Preisbasis, Einzelpreis, Werkzeug- und Einrichtkosten, Fracht und Verpackung, Zahlungsziel, Lieferzeit, Bindefrist, Mindestmenge, geforderte Nachweise, Abweichungen. Regeln: - Übernimm nur, was im jeweiligen Angebot steht. - Fehlt eine Angabe, schreib „nicht genannt" — nicht „nein", nicht „enthalten", nicht „0". - Rechne nichts um: keine Preise, keine Einheiten, keine Währungen. - Übernimm Vorbehalte im Wortlaut („voraussichtlich", „Richtpreis"). - Bewerte kein Angebot und nenne keinen Sieger. Angebot A: [TEXT] Angebot B: [TEXT] Angebot C: [TEXT]
Übertrag die folgenden Angebote in eine Tabelle. Spalten: Kriterium, Angebot A, Angebot B, Angebot C, offene Frage. Kriterien: Artikel, Menge, Preisbasis, Einzelpreis, Werkzeug- und Einrichtkosten, Fracht und Verpackung, Zahlungsziel, Lieferzeit, Bindefrist, Mindestmenge, geforderte Nachweise, Abweichungen. Regeln: - Übernimm nur, was im jeweiligen Angebot steht. - Fehlt eine Angabe, schreib „nicht genannt" — nicht „nein", nicht „enthalten", nicht „0". - Rechne nichts um: keine Preise, keine Einheiten, keine Währungen. - Übernimm Vorbehalte im Wortlaut („voraussichtlich", „Richtpreis"). - Bewerte kein Angebot und nenne keinen Sieger. Angebot A (Firmen erfunden): Kistenwerk Süd KG, 600 Mehrwegkisten, 8,40 Euro je Stück ab Werk. Werkzeugkosten einmalig 1.200 Euro. Lieferzeit sechs Wochen ab technischer Freigabe. Fracht wird separat berechnet. Zahlungsziel 30 Tage netto. Angebot gültig bis 30. September. Mindestmenge 600 Stück. Angebot B: Formpack Nord GmbH, 600 Kisten, 8,95 Euro je Stück einschließlich Fracht. Lieferung voraussichtlich im Oktober. Musterkiste innerhalb von zehn Arbeitstagen möglich. Mindestmenge 500 Stück. Zu Zahlungsziel und Werkzeugkosten steht nichts. Angebot C: Mehrwegbox Rhein GmbH, 7,90 Euro je Stück, Preis bezogen auf eine Abnahme von 100 Stück. Lieferzeit vier bis fünf Wochen. Zahlungsziel 14 Tage. Zu Fracht und Werkzeugkosten steht nichts. Angebot gültig 14 Tage. Material „recycelt", ohne weitere Angabe.
Du hilfst mir, drei Angebote sachlich nebeneinanderzulegen. Du bewertest nicht und empfiehlst nicht. Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Kriterium | Angebot A | Angebot B | Angebot C | offene Frage Kriterien in dieser Reihenfolge: Artikel und Ausführung · Menge und Preisstaffel · Preisbasis (ab Werk, frei Haus, Incoterm) · Einzelpreis · Werkzeug- und Einrichtkosten · Fracht und Verpackung · Zahlungsziel · Lieferzeit · Bindefrist · Mindestmenge · geforderte Nachweise und Zertifikate · Abweichungen von meiner Anfrage Regeln: - Nur übertragen, nicht auslegen. Kein Feld darf einen Inhalt bekommen, der nicht im Angebot steht. - Fehlende Angaben heißen „nicht genannt". - Keine Umrechnung von Preisen, Mengeneinheiten oder Währungen. Stehen unterschiedliche Bezugsmengen dahinter, schreib das in die Zelle. - Unverbindliche Formulierungen bleiben unverbindlich erkennbar. - Wenn ein Angebot schlecht lesbar ist oder eine Position fehlen könnte, sag das ausdrücklich, statt die Lücke zu füllen. Nach der Tabelle drei kurze Listen: 1. Unterschiede, die die Vergleichbarkeit einschränken 2. fehlende Angaben, die ich nachfragen muss 3. Formulierungen, die man leicht falsch versteht Stell höchstens drei Rückfragen, wenn meine Kriterien unklar sind. Markiere alles, was du nicht belegen kannst, als [FEHLT: …]. Angebot A: [TEXT] Angebot B: [TEXT] Angebot C: [TEXT]
- Steht bei jeder fehlenden Angabe wirklich „nicht genannt"?
- Sind Fracht, Werkzeugkosten und Preisbasis getrennt ausgewiesen?
- Beziehen sich alle Einzelpreise auf dieselbe Menge?
- Ist eine unverbindliche Lieferzeit noch als unverbindlich erkennbar?
- Wurde „recycelt" nicht stillschweigend als Nachweis gewertet?
- Habe ich Preis, Preisbasis, Nebenkosten, Lieferzeit und Bindefrist im Original nachgeschlagen?
Womit du das machst
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ChatGPT
Hat euer Haus ein Firmenkonto, darfst du damit arbeiten — mit Vertrag und ohne Training. Free, Go, Plus und Pro bleiben dagegen Privatkonten, auch wenn die Firma die Rechnung zahlt.
Darf rein
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Claude
Hat euer Haus ein Team- oder Enterprise-Konto, darfst du damit arbeiten: mit Vertrag, ohne Training. Free, Pro und Max bleiben Privatkonten, auch wenn die Firma zahlt. Besprechungen mitschreiben kann es nicht.
Darf rein
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DeepSeek
Ein kostenloses Chatfenster aus China, das erstaunlich viel kann. Widersprich zuerst dem Training — danach ja, aber ohne Namen und Beträge: Einen Vertrag mit deinem Arbeitgeber gibt es nicht.
Erst unkenntlich machen
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Gemini
Läuft Gemini über das Google-Workspace-Konto deiner Firma, darfst du damit arbeiten: Vertrag da, kein Training. Free, AI Plus, Pro und Ultra sind Privatkonten — auch wenn die Firma die Rechnung zahlt.
Darf rein
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Microsoft 365 Copilot
Das Chatwerkzeug, das eure eigenen Mails, Dateien und Besprechungen kennt — und mit echten Kundennamen und Zahlen benutzt werden darf. Bestellen muss es die IT, allein bekommst du es nicht.
Darf rein
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Microsoft Copilot
Kostenlos und längst auf deinem Rechner. Mit dem Arbeitskonto angemeldet darfst du Firmenunterlagen hineingeben — und es kostet weiterhin nichts. Mit dem Privatkonto rät Microsoft selbst davon ab.
Darf rein
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Qwen (Qwen Studio, früher Qwen Chat)
Ein kostenloses Chatfenster aus dem Alibaba-Konzern. Es kann viel — für betriebliche Unterlagen fehlt die Grundlage: kein Vertrag, kein Schalter gegen das Training, Verarbeitung in Singapur und China.
Bleibt draußen
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Vibe (früher Le Chat)
Hat euer Haus ein Team- oder Enterprise-Konto, darfst du damit arbeiten: mit Vertrag, Anbieter in Frankreich. Free und Pro bleiben Privatkonten. Heißt seit Kurzem Vibe, nicht mehr Le Chat.
Darf rein
Nach Aktenlage geprüft. Recherche aus Anbieterunterlagen, Verträgen und Dokumentation — ohne eigenen Dauereinsatz.