Vertragsunterlagen gegen eure eigene Fragenliste durchgehen
Eine Liste von Fundstellen und Lücken mit Abschnittsangabe — keine Bewertung, sondern die Vorarbeit für die, die entscheiden.
So läuft es heute
Der Rahmenvertrag hat vierzehn Seiten, die Einkaufsbedingungen des Lieferanten hängen als PDF daran, und beides soll bis Donnerstag durch. Du liest es zwischen zwei Terminen. Was dabei regelmäßig untergeht, sind nicht die großen Klauseln, sondern Preisanpassung, Kündigungsfrist, Abnahme und der Punkt, an dem seine Bedingungen euren widersprechen.
So gehst du vor
- Die Fragenliste steht vorher fest
Legt einmal gemeinsam fest, was ihr immer prüft: Gegenstand, Menge, Preis und Preisanpassung, Lieferzeit und Verzug, Abnahme, Gewährleistung, Haftung, Laufzeit und Kündigung, Vertraulichkeit, Änderungsverfahren, Gerichtsstand, Datenschutz. Diese Liste ist das Werkzeug — der Rest ist Suchen.
- Nur Fundstellen verlangen, keine Urteile
Frag nicht „ist der Vertrag in Ordnung", sondern: Wo steht etwas zu Punkt 7, welcher Abschnitt, welcher Wortlaut — und zu welchen Punkten steht nichts. Antworten ohne Abschnittsangabe sind wertlos, weil du sie nicht nachschlagen kannst.
- Jede Fundstelle im Original nachlesen
Die genannten Abschnitte schlägst du selbst nach. Es kommt vor, dass eine Fundstelle plausibel klingt und im Dokument nicht existiert — und dass eine Klausel im Nebensatz das Gegenteil dessen sagt, was in der Zusammenfassung steht.
- Verteilen statt entscheiden
Du sortierst, was du kaufmännisch selbst klärst und was an Recht, Datenschutz, Qualität oder Fachbereich geht. Eine Freigabe entsteht hier nicht, und eine rechtliche Bewertung schon gar nicht.
Warum das überhaupt lohnt
Der Wert liegt nicht in einer schnellen Rechtsmeinung — die bekommst du hier nicht, und wer sie dir anbietet, verkauft dir ein Risiko. Der Wert liegt im Wiederfinden: In vierzehn Seiten die vier Stellen zu finden, die zur Preisanpassung etwas sagen, und die drei Punkte zu benennen, zu denen gar nichts dasteht.
Das Zweite ist dabei das Wichtigere. Eine Lücke fällt beim Lesen nicht auf, weil nichts da ist, worüber man stolpern könnte. Wenn im Vertrag kein Wort zur Abnahme steht, merkst du das erst bei der ersten strittigen Lieferung — oder jetzt, weil deine Fragenliste danach fragt.
Damit wird die menschliche Prüfung nicht ersetzt, sondern vollständiger. Deine Rechtsabteilung bekommt eine Liste statt eines Anhangs.
So gehst du vor
Die Fragenliste kommt zuerst, und sie kommt aus eurem Haus. Nimm die Punkte auf, die euch schon einmal Ärger gemacht haben: die Preisgleitklausel, die automatische Verlängerung, die Frist für Mängelrügen, die Haftungsobergrenze. Zehn bis fünfzehn Punkte reichen. Diese Liste benutzt ihr dann für jeden Vertrag, und sie wächst mit jedem Fall, den ihr erlebt.
Dann verlang ausschließlich Fundstellen. Für jeden Punkt: Abschnitt, Wortlaut, und wenn nichts dasteht, ausdrücklich „nicht gefunden”. Verlange keine Einschätzung, ob etwas gut oder üblich ist — die klingt kompetent und beruht auf nichts, was euren Fall kennt.
Danach liest du nach. Jede Fundstelle, im Original. Das ist der Schritt, den man weglässt, wenn es eilig ist, und der einzige, der die Sache belastbar macht. Klauseln stehen selten allein: Was in Abschnitt 6 zugesagt wird, kann in Abschnitt 12 wieder eingeschränkt sein.
Zum Schluss verteilst du. Was ist kaufmännisch, was ist rechtlich, was technisch? Und was davon muss vor der Unterschrift geklärt sein, was kann danach? Diese Sortierung ist deine Arbeit und der Grund, warum die Rechtsabteilung dir beim nächsten Mal schneller antwortet.
Was dabei schiefgehen kann
Am gefährlichsten ist die beruhigende Antwort. „Keine Auffälligkeiten” heißt hier nur: nichts gefunden. Ein Vertrag ohne Regelung zur Preisanpassung hat kein Problem im Text — er hat ein Problem im Fehlen. Wer die Rückmeldung als Entwarnung liest, hat die Prüfung nicht abgekürzt, sondern übersprungen.
Der zweite Fehler ist die erfundene Fundstelle. Sie ist besonders tückisch, weil sie aussieht wie das Ergebnis von Sorgfalt. Kontrollier jede Angabe, die du weitergibst — spätestens die, die du zitierst.
Der dritte ist der Zusammenhang. Eure Nebenabrede von vor drei Jahren, der Rahmenvertrag, die E-Mail, in der jemand eine Ausnahme zugesagt hat: Nichts davon ist bekannt. Ein Punkt, der im Text harmlos aussieht, kann durch eure Vorgeschichte etwas ganz anderes bedeuten.
Und der vierte ist die Versuchung, sich die Antwort zu ersparen, die dauert. Ein Chatfenster antwortet in zehn Sekunden, deine Rechtsabteilung in drei Tagen. Das ist kein Grund, sie nicht zu fragen — es ist der Grund, sie am ersten Tag zu fragen und nicht am dritten.
Was du dabei hineingeben darfst
Darf rein
Vertragsentwürfe und Bedingungen dürfen in ein Werkzeug, für das dein Haus unterschrieben hat. Zwei Ausnahmen: Steht der Vorgang unter Geheimhaltung, gilt zuerst diese Vereinbarung — sie kann die Weitergabe an Dritte enger fassen als eure eigenen Regeln. Und eure interne Verhandlungslinie zu diesem Vertrag gehört nicht dazu; die brauchst du für das Auffinden von Fundstellen nicht.
Dazu brauchst du: Eine im Haus abgestimmte Fragenliste — sonst prüfst du gegen das, was ein Werkzeug für üblich hält, und nicht gegen das, was euch schon einmal wehgetan hat.
Wo es danebenliegt
- Fundstellen werden erfunden. Abschnittsnummern und Seitenzahlen klingen richtig und stehen so nicht im Dokument.
- „Keine Auffälligkeiten" ist die gefährlichste Antwort, die hier herauskommen kann. Was nicht gefunden wurde, ist nicht geprüft.
- Nebenabreden, frühere Fassungen, euer Rahmenvertrag und mündliche Zusagen sind nicht bekannt. Genau dort liegen die Widersprüche, die später teuer werden.
- Der Unterschied zwischen „soll", „kann" und „ist verpflichtet" wird eingeebnet, sobald zusammengefasst wird. In einem Vertrag ist das der ganze Unterschied.
- Eine rechtliche Bewertung darf hier nicht entstehen und wäre auch keine. Sätze wie „diese Klausel ist unwirksam" sind Behauptungen ohne Prüfung eures Falls.
Womit du das machst
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ChatGPT
Hat euer Haus ein Firmenkonto, darfst du damit arbeiten — mit Vertrag und ohne Training. Free, Go, Plus und Pro bleiben dagegen Privatkonten, auch wenn die Firma die Rechnung zahlt.
Darf rein
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Claude
Hat euer Haus ein Team- oder Enterprise-Konto, darfst du damit arbeiten: mit Vertrag, ohne Training. Free, Pro und Max bleiben Privatkonten, auch wenn die Firma zahlt. Besprechungen mitschreiben kann es nicht.
Darf rein
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DeepSeek
Ein kostenloses Chatfenster aus China, das erstaunlich viel kann. Widersprich zuerst dem Training — danach ja, aber ohne Namen und Beträge: Einen Vertrag mit deinem Arbeitgeber gibt es nicht.
Erst unkenntlich machen
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Gemini
Läuft Gemini über das Google-Workspace-Konto deiner Firma, darfst du damit arbeiten: Vertrag da, kein Training. Free, AI Plus, Pro und Ultra sind Privatkonten — auch wenn die Firma die Rechnung zahlt.
Darf rein
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Microsoft 365 Copilot
Das Chatwerkzeug, das eure eigenen Mails, Dateien und Besprechungen kennt — und mit echten Kundennamen und Zahlen benutzt werden darf. Bestellen muss es die IT, allein bekommst du es nicht.
Darf rein
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Microsoft Copilot
Kostenlos und längst auf deinem Rechner. Mit dem Arbeitskonto angemeldet darfst du Firmenunterlagen hineingeben — und es kostet weiterhin nichts. Mit dem Privatkonto rät Microsoft selbst davon ab.
Darf rein
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Qwen (Qwen Studio, früher Qwen Chat)
Ein kostenloses Chatfenster aus dem Alibaba-Konzern. Es kann viel — für betriebliche Unterlagen fehlt die Grundlage: kein Vertrag, kein Schalter gegen das Training, Verarbeitung in Singapur und China.
Bleibt draußen
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Vibe (früher Le Chat)
Hat euer Haus ein Team- oder Enterprise-Konto, darfst du damit arbeiten: mit Vertrag, Anbieter in Frankreich. Free und Pro bleiben Privatkonten. Heißt seit Kurzem Vibe, nicht mehr Le Chat.
Darf rein
Nach Aktenlage geprüft. Recherche aus Anbieterunterlagen, Verträgen und Dokumentation — ohne eigenen Dauereinsatz.